Der kleine Wahnsinn eines Dienstplanschreibers

Ein Bericht zum Schmunzeln, aber auch zum Nachdenken …

Zum vierten Mal stehe ich nun im Oktober 2018 vor der Herausforderung, den Dienstplan für über 60 Mitarbeiter in 14 Teams zu schreiben. Mit viel Freude und Zuversicht beginne ich dieses Unterfangen am 06.10 mit dem festen Vorsatz, den Dienstplan bis zum 17.10 an die Teams hochzuladen. Und ich möchte ab dem 22.10 ja auch in Urlaub!!!

Schließlich kann das doch nicht so schwer sein, in zehn Tagen dieses Ziel zu erreichen. Meine Vorgänger haben das doch schließlich auch geschafft. (okay – da waren es aber auch mehrere Teams weniger…)

…. Nur merkwürdig, dass diese Aufgabe so bereitwillig an mich abgegeben wurde!?

Samstag, 6.10: noch 11 Tage

27 Mitarbeiterwünsche und 4 Wünsche von Klienten sind eingetroffen. Da kann ich ja schon mal frohgemut starten, diese ins System einzupflegen. Ach, ich schicke lieber auch mal eine Mail an die 10 anderen Teams raus. Nur so zur Erinnerung, dass bis zum 8. Tag eines Monats alle Wünsche da sein sollten!!!!

Montag,08.10: noch 9 Tage

Heute sollten alle Wünsche per Mail eingetroffen sein, ich schaue sofort mal nach. Oje, nur zwei Wünsche von den Klienten, es fehlen jetzt noch 8 und Dienstwünsche von den Mitarbeitern sind auch nur noch 9 dazu gekommen, somit fehlen nur noch ca. 24 also ein gutes Drittel…

Akute „Katastrophen“meldung: Eine Mitarbeiterin ist schwanger, muss sofort aus den Nachtdiensten rausgenommen werden und dann auch noch die Meldung, dass eine Familie einen Mitarbeiter nicht mehr haben möchte. Somit müssen sofort 17 Nachtdienste für Oktober neu verplant werden.

Puh, das ist sehr aufwendig zu planen, mir qualmt ein wenig der Kopf.

Zahlreiche Mails und Telefonate füllen somit meine Arbeitszeit, um diese Katastrophe auch nur ansatzweise aufzufangen. Gott sei dank sind viele bereit zu helfen. Zwischendurch auch noch ein Mitarbeitergespräch und dann noch ab zu einer Teamsitzung, die bis 19.30 Uhr geht.

Naja, richtig weiter gekommen bin ich am Dienstplan heute nicht!!!

Dienstag, 09.10: noch 8 Tage

Um 4.30 Uhr wurde ich geweckt, da eine Mitarbeiterin krank ist und nicht zum Frühdienst kann. Wirklich erreichen kann ich den Nachtdienst vor Ort nicht. Eigentlich hätte es auch gereicht, mich um 6.30 Uhr anzurufen, da ich jetzt die Familie sowieso noch nicht telefonisch erreichen möchte. Aber freue dich doch, Anke, dann kommst du heute was früher zur Arbeit!!!Um 7 Uhr habe ich versucht, die Familie telefonisch zu erreichen, es geht nur der Anrufbeantworter an. Endlich, (7:45 Uhr), nach mehreren Versuchen, meldet sich der Nachtdienst vor Ort zurück, so dass die Familie über den Ausfall des heutigen Frühdienstes informiert ist. Die Begeisterung ist naturgemäß groß.

Im Büro beginnt der Tag mit einem Mitarbeitergespräch. Anschließend schaue ich mal in den Wunschdienstplan hinein. Zwei Wünsche von Klienten sind da und drei von Mitarbeitern. Hoppla, noch drei Wunschänderungen – eigentlich zu spät. Jetzt kann ich starten den Einsatzplan für die Teams einzupflegen, dies nimmt drei Stunden in Anspruch. Und weiter geht es mit der Umgestaltung des laufenden Dienstplans, wegen der Ausfälle vom Vortag.

Mittwoch, 10.10: noch 7 Tage

Dienstbeginn mit Gespräch über die Gesetzeslage bei Einsatzmöglichkeiten von Kolleginnen, die schwanger sind.

Danach sofort ein unverhofftes Mitarbeitergespräch. Anschließend Krankmeldung einer Mitarbeiterin, fünf Dienste müssen umgestaltet werden. Mails an die Teams, die Eltern und diverse Telefonate. Aktuelle Dienstpläne neu hochladen.

Anschließend Gespräch mit Frau Klüttermann wegen akuten Ausfalls einer Mitarbeiterin, Planungsmöglichkeiten von zwei neuen Mitarbeitern für November besprochen.

Dienstplan November:  3 Wünsche von Mitarbeitern sind eingetroffen, 1 Klientenwünsche und 8 Telefonate wegen des Dienstplans.

Einsatzplan hinsichtlich der anstehenden Weihnachtsfeier geändert. Nachtdienste beginnen später ihren Dienst, damit alle die Möglichkeit haben zur Weihnachtsfeier vom ZbF zu kommen.

Von 17 Uhr – 19:45 Uhr komme ich nun tatsächlich mal dazu, etwas am neuen Dienstplan weiter zu arbeiten, das Telefon ist endlich ruhig und es ist auch niemand mehr im Büro.

20 Uhr endlich Feierabend, ich fahre nach Hause!

Donnerstag, 11.10: noch 6 Tag

Heute mal Home-Office, vielleicht schaffe ich es mal, ungestört am neuen Dienstplan weiter zu arbeiten:

5 Telefonate aus dem Büro, 1 Telefonat mit einem Klienten, 3 Telefonate mit Mitarbeitern und diverse Mails müssen beantwortet werden und immerhin noch ein Wunsch von noch einem Mitarbeiter. Dazwischen schnell eine Einarbeitung organisieren und einen Termin zur Vorstellung einer neuen Mitarbeiterin in einer Versorgung. Kurz vor Feierabend noch zwei Änderungen für die Dienste im Oktober.

Aber immerhin heute hat sich der Dienstplan zumindest etwas gefüllt!!

Freitag, 12.10: noch 5 Tage

Um 8 Uhr habe ich mit den Chefs ein Reflexionsgespräch. Weiter um 9:30 Uhr Jour Fix und anschließend von 11 Uhr bis 12:15 Uhr ein Mitarbeitergespräch. Danach schnell einige Einarbeitungsmappen in zwei Ausführungen vorbereitet. Somit können diese den neuen Mitarbeitern sofort ausgehändigt werden bei Vertragsunterzeichnung.

Kündigung einer Mitarbeiterin  – wieder Ausplanung für die Dienste im November.

14:40 Uhr neuer Mitarbeiter ist da zum Gespräch. Reflexion der Vorstellung beim Klienten und Vorgespräch zur nächsten Vorstellung.

15 Uhr- 15:40 Uhr Vorstellung bei einer Versorgung, anschließend wieder zurück zum Büro.

Kurze Zusammenfassung: Durch den Tag hindurch 9 Telefonate und ein Dienstwunsch von einer Kollegin ist noch eingetroffen.

Am Dienstplan konnte ich heute wieder nicht weiter arbeiten….hoffentlich schaffe ich das noch. Nächste Woche sind ja Sabine Müller und Rene Küter in Urlaub. Puhhhhh!!!!

Samstag, 13.10: noch 4 Tage:

Meine Unruhe, den Dienstplan nicht fertig zu bekommen, ließ mich diese Nacht nicht richtig zur Ruhe kommen. Also arbeite ich am Samstag sieben Stunden weiter daran. Die ersten Anfragen kommen schon wann denn der Dienstplan eeeeeeendlich fertig ist.

Montag,15.10: noch 2 Tage

7:45 Uhr Dienstbeginn:

Diverse Mails sind über das Wochenende zu beantworten, Klientenwünsche treffen weitere zwei ein, Mitarbeiterwünsche noch sechs dann noch eine aktuelle Krankmeldung und acht Telefonate.

Meeting am Mittag und da kommt die nächste Katastrophe per Fax:

Morgen ist MDK- Prüfung! Und beide PDLs in Urlaub!!!! Wie soll ich das nur alles allein schaffen???

Nach dem Meeting heißt es dann Ablagen abheften und Vorbereitungen für die anstehende

MDK Prüfung. Gott sei Dank sind Sabine und Julia hier und unterstützen mich.

Sabine bietet sich an,  morgen zur MDK Prüfung zu kommen, super!!

Gegen Abend ein Telefonat mit Herrn Küter und er bietet sich an, zur Prüfung morgen zu kommen. Gott sei Dank!!!

Dienstag, den 16.10 noch 1 Tag

Zwei Prüfer vom MDK sind im Haus und es wird nach neuen Prüfungsrichtlinien auf Herz und Nieren geprüft.   Um 15:30 Uhr ist die Prüfung geschafft und alle verlassen zufrieden und erschöpft das Büro!!!!

Leider konnte ich durch die Prüfung nicht den gewünschten Vorabdienstplan an die Teamleiter hochladen. Nun ja, dann muss es halt ohne gehen!!!

Mittwoch, den 17.10

Bei Dienstbeginn sind von gestern noch zwei Wünsche von Klienten eingetroffen für den Dienstplan und auch noch fünf Mitarbeiterwünsche – Leute! Heute ist der 17. … Zwei akute Krankmeldungen müssen bearbeitet werden im aktuellen Dienstplan, wofür diverse Telefonate nötig sind. Nächste Katastrophe: Eine Kollegin teilt mir gerade mit, dass sie im November nicht wie geplant arbeiten kann. Der fertige Dienstplan muss in einer Versorgung wieder komplett umgeplant werden…das darf doch nicht wahr sein und dann die nächsten Anfragen, wann der Dienstplan fertig sei. Langsam komme ich ins Schwitzen und dann die Mitteilung eines Klienten, dass er ein Wochenende mit Begleitung im November noch wegfährt und, damit das Chaos noch abgerundet wird, noch eine neue Krankmeldung. Juhu!

Nach 13,5 Stunden verlasse ich völlig fertig um 21 Uhr das Büro. Der Dienstplan ist nun fertig, vielleicht schaffe ich es ja,  ihn morgen hochzuladen.

Donnerstag, den 18.10.

Bei Dienstbeginn rufen nach einen Facebook-Aufruf eines Klienten diverse Freiberufler an, damit eine Versorgungslücke bei einem Klienten abgedeckt werden kann. Leider habe ich mit Freiberuflern noch nie zusammengearbeitet und muss mich erst einmal informieren, was ich alles berücksichtigen muss. Dazwischen noch dafür eine Freigabe der Krankenkasse einholen.

Dann noch schnell ein Vorstellungsgespräch!!!!

Dank Julias Unterstützung kann ich ab 14:30 Uhr endlich anfangen, die Klientendienstpläne hochzuladen. Julia hält mir den Rücken frei, da durch den Aufruf sehr viele Telefonate im Büro eingehen. Doch jetzt heißt es: Konzentration! –  damit die Dienstpläne auch an der richtigen Stelle hochgeladen werden.

Um 18 Uhr ist es geschafft: Die Dienstpläne sind den Klienten zugeordnet und hochgeladen!!!!

Freitag, den 19.10

Heute heißt es nochmal Gas geben. Die ersten Anrufe von Kolleginnen treffen ein.  9 Dienstplankorrekturen stehen fest und damit verbunden  ein neues Hochladen der Klientendienstpläne.

Alle Einzeldienstpläne der Mitarbeiter werden nun in den nächsten sieben Stunden hochgeladen, dazwischen noch drei Mitarbeiter in einer Versorgung und um 20:45 Uhr trete ich den Heimweg an.

Morgen noch ein 12-Stunden-Nachtdienst und die Wochenübergabe an Sabine und Rene und dann geht es in den so nötigen Urlaub!!!

 

… und wenn ich wieder am 6.11 aus dem Urlaub zurück bin, beginnt die Gestaltung des Dienstplans für Dezember…juhu!!!!!!

Soviel zum Wahnsinn des Büroalltags

Eure Anke

 

 

 

 

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